"Service vind ik belangrijker dan prijs."

KlokGroep, bouwer en ontwikkelaar met zo'n 600 medewerkers en kantoren in onder meer Nijmegen, Amersfoort, Eindhoven en Bergambacht, heeft de IT-inkoop strak georganiseerd. Er is een vast patroon van vervangingstermijnen met een jaarlijkse prognose en bijbehorend budget, zodat apparatuur gedurende het jaar planmatig vervangen kan worden. "En dan is er een hele hoop dat niet planbaar is," vertelt Joris. "Er gaat iets kapot of er wordt iemand aangenomen, dat bestellen we à la minute. De ene keer voor vijf-, zesduizend euro, de andere keer voor vijftig euro. Net wat we nodig hebben." In de praktijk gaat er vrijwel dagelijks een bestelling naar Azerty, op jaarbasis neemt KlokGroep voor tonnen af.

Het bestelproces zelf krijgt weinig kritiek. "Ik heb laatst iPads besteld met een pencil en een hoesje. Het bestelproces is allemaal heel simpel en makkelijk, je wordt prima op de hoogte gehouden, ook wanneer het verzonden wordt en de dag erna is het afgeleverd. Van het plaatsen van de bestelling tot het uitleveren: daar heb ik eigenlijk helemaal geen aanmerkingen op."

"De inside sales bij Azerty is heel dik voor elkaar."

Wat KlokGroep het meest waardeert? Er wordt meegekeken. "Staat een order lang open, dan wordt er meteen adequaat gereageerd. Is een toetsenbord uit het assortiment verdwenen, dan geeft Azerty direct aan: deze kan ik niet leveren, maar ik heb wel een alternatief voor je. Zal ik die versturen? Dan kan die hele order weg. Dat monitoren ze heel goed." Voor een organisatie waar hardware simpelweg gereedschap is, telt dat zwaarder dan die ene euro: "Service vind ik belangrijker dan prijs. Als iemand hier twee dagen niet kan werken, kost mij dat meer geld dan die besparing van drie tientjes."

Dezelfde nuchterheid geldt voor de relatie. "Jullie zijn een no-nonsense organisatie, geen Randstad-mentaliteit. David werkt er al een redelijk lange tijd, het is prettig dat hij ons bedrijf kent en andersom. We hebben partijen gehad waar bijna iedere maand een nieuwe accountmanager zich kwam voorstellen, met de meest fantastische beloftes. Daar heb ik helemaal niks mee. Die persoonlijke benadering, dat er geen duiventil van accountmanagers ontstaat, daar selecteren wij echt op."

"Geen poeha. Gewoon nakomen wat we hebben afgesproken."

De volgende stap is een langdurig partnerschap. KlokGroep wil naar één hardware leverancier en een overeenkomst van drie tot vijf jaar, met een vaste shortlist van veelbestelde producten en prijsafspraken daarop. De inkoopgesprekken daarvoor lopen. "We kijken niet alleen naar prijs, maar vooral naar hoe snel er geleverd kan worden en hoe makkelijk het bestelproces is. En we willen dat een partner dat stapje extra zet als het nodig is. Heb ik morgen een laptop nodig, dan verwacht ik dat er alles aan gedaan wordt om ons uit de brand te helpen. Andersom mag Azerty ook gewoon een nette boterham aan ons verdienen, zo'n relatie moet van twee kanten komen."

En de wensenlijst voor de toekomst? Een eigen vast assortiment in de webshop. "Vaak zijn het sets. Een nieuwe medewerker heeft een laptop, tas, headset, muis en toetsenbord nodig. Als we onze meest bestelde producten en vaste bundels direct kunnen selecteren, zijn we enorm geholpen. Dat zijn we nu samen met Azerty aan het vormgeven en dat zegt precies waarom we deze kant op willen, er wordt geluisterd."